Karar defteri zayi belgesi olmadan tasdik ettirilemez

NO.115 DÜNYA 11.03.2016

Karar defteri zayi belgesi olmadan tasdik ettirilemez

Bilindiği üzere, tacirler ve kooperatifl erin tutacağı ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlerin kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları yasal anlamda belirlenmiş ve sınırları çizilmiştir.

Ancak uygulamada pek çok alanda olduğu gibi ticari defterlerin tasdiki aşamasında da boşluklar oluşmaktadır. Ortaya çıkan ve kanun koyucular tarafından öngörülmeyen bu boşluklar defterleri tasdik etmekle yükümlü noterlerin bağlı bulunduğu noterler birliği tarafından kapatılmaya çalışılmaktadır.

Noterler Birliği Yönetim Kurulu 10.02.2014 ve 14.10.2014 tarihli toplantılarında ticari defterlerin tasdik işlemlerini gündemine almış ve buna bağlı belirli kararlar almıştır.

Bilindiği üzere anonim şirket ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerce

►Yevmiye defteri,

► Envanter defteri,

► Defteri Kebir,

► Pay defteri,

► Yönetim kurulu karar defteri,

► Genel kurul toplantı ve müzakere defteri Limited şirketlerce ise;

► Yevmiye defteri,

► Envanter defteri,

► Defteri Kebir,

►Pay defteri

► Genel kurul toplantı ve müzakere defterinin tasdik ettirilip tutulması zorunludur.

Ayrıca Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in 11/4 maddesi gereğince; müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi bunun için ayrıca tutulabilecek bir müdürler kurulu karar defterine de yazılabilir.

Genel kurul toplantı ve müzakere defterinden ayrı olarak ihtiyari olarak müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde ise (açılış ve kapanış onayları da dahil olmak üzere) bu deftere de anonim şirketlerde ki, yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanmaktadır.

Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde müdürler veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilememektedir.

Yönetim kurulu karar defteri, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebilir. Yönetim kurulu karar defterlerinin ve kullanılması halinde müdürler kurulu karar defterinin;

► Sayfalarının bitmiş olması,

► Zayi olması,

► Defterlerin fiziksel olarak mevcut olmasına rağmen herhangi bir nedenle kullanılamaz hale gelmesi, durumlarında bu defterlerin yenilenmesini gerekmektedir.

Yukarıda da değinilen Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in 13’üncü maddesinin altıncı fıkrası gereğince, pay ve yönetim kurulu karar defterlerinin yenilenmesinin gerektiği hallerde açılış onayı yapılacak yeni defter, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilecek ve noter, eski deftere veya zayi belgesine yeni defterin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayısını da belirtmek suretiyle yazacaktır düzenlemesi yer almaktadır.

Anılan bu hüküm gereği karar defterlerin zayi edilmiş olması halinde ise zayi belgesi alınması zorunluluğu bulunmaktadır. Aksi takdirde noterler yeni defterin tasdik işlemini yapmamaktadırlar.

Tabi bu durumda esas olan zayi belgesinin hangi durumlarda ve nasıl alınacağı sorunu ortaya çıkmaktadır. Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde kaybolursa, tacir zayi durumunu öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yerdeki yetkili mahkemeden kendisine zayi belgesi verilmesini isteyebilir. Bu davanın hasımsız açılması gerekmektedir. Yani karar defteri kaybolduğunda ticari işletmenin bulunduğu yerdeki yetkili mahkemeye yasal süresi içerisinde müracaat edilerek zayi belgesinin alınması ve alınan bu belge ile yeni defter tasdiği için notere müracaat edilmesi gerekmektedir.

Yılmaz Sezer

See Full Bio